Раздел 09. Кадровый учет

Урок 1. Прием на работу

Нет ни одного предприятия, на котором бухгалтер не сталкивался бы с вопросами кадрового учета и трудового законодательства. Для бухгалтера эта работа в первую очередь связана с осуществлением учета расходов на оплату труда. Она, как правило, самая сложная, трудоемкая и важная. Сложность и значимость ее заключается в том, что, во-первых, оплата труда работников предприятия как ни один другой вид расходов напрямую связана с большим количеством налогов и отчислений.

Ошибка в начислении заработной платы автоматически приводит не только к изменению объема расходов, а, соответственно, и прибыли, но и к изменению в начислении налогов и отчислений, связанных с заработной платой (подоходный, пенсионный и т.п.). Во-вторых, наличие разнообразных форм и систем оплаты труда, порядков расчета, льгот, скидок и т.п требует от бухгалтера знаний не только бухгалтерского учета и налогового законодательства, но и трудового законодательства.

Трудовые отношения регулируются законодательством о труде, которое распространяется на все предприятия независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также на лиц, работающих по трудовому договору с физическими лицами.

Законодательство о труде состоит из Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) и других законодательных актов Украины.

Трудовые отношения между работником и предприятием должны быть оформлены трудовому договору или контракту, определение которых дает Кзот. Возможен еще один вариант оформления трудовых отношений — трудовое соглашение, порядок заключения которой определяется главой 3 Гражданского кодекса.

Согласно ст.21 КЗоТ трудовой договор — это соглашение между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом, либо физическим лицом (далее — работодатель), по которому работник обязуется выполнять работу, определенную таким соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы и предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. При этом работник имеет право заключать трудовой договор на одном или одновременно на нескольких предприятиях (совместительство), если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором или соглашением сторон.

Трудовой договор в соответствии со ст.24 КЗоТ заключается, как правило, в письменной форме. При этом письменная форма трудового договора обязательна в следующих случаях:

заключение трудового договора при организованном наборе работников;
заключение трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;
заключение трудового контракта;
заключение трудового договора в письменной форме, если на этом настаивает работник;
заключение трудового договора с несовершеннолетним;
прием на работу работника физическим лицом — работодателем;
другие случаи, предусмотренные законодательством Украины.

В трудовом договоре следует указать следующие условия:

фамилия, имя, отчество работника;
место работы и наименование работодателя;
наименование должности, перечень работ (обязанностей), которые должен выполнять работник в соответствии с его профессией и квалификацией (определяются должностной инструкцией, для работников рабочей категории – рабочей инструкцией);
срок действия договора — дата начала работы и ее окончания, если заключается срочный (временный, сезонный) трудовой договор. Если срок трудового договора не указан, то он считается заключенным на неопределенный срок;
условия оплаты труда и др.

Так, например, данным условиям будет соответствовать следующий приказ: «Иванова Петра Ивановича принять на работу механиком цеха № 1 ООО «Квадра» с 05.08.2020 г. с оплатой согласно штатному расписанию». Кроме этого, трудовой договор может также содержать дополнительные условия, которые конкретизируют обязательства сторон. К ним можно отнести испытательный срок, а также дополнительные условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, вид и продолжительность отпуска, предоставляемого работнику, заключение договора о материальной ответственности и др., которые, при этом, указываются, как правило, в трудовом контракте. В абсолютном большинстве случаев письменный трудовой договор заключается путем оформления заявления работника и приказа работодателя о приеме на работу, кроме случаев, когда заключается трудовой контракт или трудовой договор, заключаемый физическим лицом — работодателем.

Заключение трудового договора оформляется приказом или распоряжением работодателя о приеме работника на работу, который объявляется ему под роспись. В приказе о приеме на работу в обязательном порядке указываются условия приема (по совместительству, на временную работу и т.п.), наименование должности в соответствии с Классификатором профессий ДК 003:2010, утвержденным приказом Госкомпотребполитики от 28.07.2010 г. № 327, дата, с которой произведен прием на работу. Типовая форма приказа о приеме на работу № П-1 утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489. На основании приказа о приеме на работу заполняется личная карточка работника по форме П-2 и производятся соответствующие записи в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет работника.

2. Увольнение работников

2.1. Общие положения

Законодательство Украины, и, прежде всего, Конституция Украины (ч.6 ст.43), гарантирует каждому гражданину защиту от незаконного увольнения. Данное конституционное требование обеспечивается путем закрепления в трудовом законодательстве ряда требований к порядку увольнения (прекращения, расторжения трудового договора).

Одним из таких требований является гарантия увольнения работников только по основаниям, предусмотренным КЗоТ (Кодексом законов о труде).

В соответствии со ст.36 КЗоТ предусмотрены следующие основания для прекращения трудового договора:

соглашение сторон (п.1 ст.36 КЗоТ);
окончание срока, на который был заключен трудовой договор (п.2 и п.3 ч.1 ст.23 КЗоТ), кроме случаев, когда трудовые правоотношения продолжаются фактически после окончания срочного трудового договора, и ни одна из сторон не потребовала их прекращения (п.2 ст.36 КЗоТ);
призыв или поступление работника на воинскую службу, направление на альтернативную (невоинскую) службу (п.3 ст.36 КЗоТ);
расторжение трудового договора по инициативе работника (ст.38 и п.39 КЗоТ), по инициативе работодателя (ст.40 и ст.41 КЗоТ), по требованию профсоюзного или другого уполномоченного на представительство трудовым коллективом органа (ст.45 КЗоТ);
перевод работника по его согласию на другое предприятие, в учреждение, организацию или переход на выборную должность (п.5 ст.36 КЗоТ);
отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, а также отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда (п.6 ст.36 КЗоТ);
вступление в законную силу приговора суда, которым работник приговорен (кроме случаев освобождения от отбывания наказания с испытанием) к лишению свободы или к другому наказанию, исключающему возможность продолжения данной работы (п.7 ст.36 КЗоТ);
вступление в законную силу судебного решения, в соответствие с которым работник привлечен к ответственности за коррупционное правонарушение (п.7¹ ст.36 КЗоТ);
расторжение трудового договора по основаниям, предусмотренным трудовым контрактом (п.8 ст.36 КЗоТ);
несоответствие работника занимаемой должности (выполняемой работе), выявленное в течение испытательного срока (ст.28 КЗоТ);
увольнение по основаниям, предусмотренным другими законами Украины.

Все перечисленные основания для увольнения можно по своему характеру разделить на три группы:

по инициативе работника;
по инициативе работодателя;
в связи с обстоятельствами, не зависящими от инициативы сторон (по приказу военного комиссариата о призыве на воинскую службу, по требованию профсоюзного или другого уполномоченного на представительство трудовым коллективом органа о расторжении трудового договора с руководителем и т. д.).

2.2. Порядок оформления документов при увольнении

Увольнение работников производится работодателем на основании изданного приказа. В зависимости от причины увольнения основанием также являются заявление, акт, докладная записка, судебное решение и др. Приказ об увольнении может быть оформлен как в произвольной форме, так и с использованием формы № П-4, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489.

Формулировка увольнения в приказе должна соответствовать нормам трудового законодательства с указанием определенной статьи КЗоТ, на основании которой увольняется работник.

Днем увольнения, согласно абзаца второго п.2.26 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда Украины, Минюста Украины и Минсоцзащиты Украины от 29.07.93 г. № 58, считается последний день работы.

Если на момент увольнения работник болеет, то приказ об увольнении должен быть издан в день выхода на работу после окончания временной нетрудоспособности, который будет последним днем работы и днем увольнения.

Работодатель в день увольнения обязан выдать работнику оформленную трудовую книжку и произвести с ним расчет в этот же день. Если работник в день увольнения не работал, то выплата причитающихся сумм должна быть осуществлена не позднее следующего дня после того, как уволенный потребовал расчет.

Перед выплатой работнику начисленных при увольнении сумм работодатель обязан письменно уведомить его о произведенном расчете, который составляется в произвольной форме.

При возникновении спора о размере причитающихся сумм работодатель в указанный срок обязан выплатить неоспариваемую их часть (ст.47 и ст.116 КЗоТ).

В случае невыплаты работодателем причитающихся сумм в вышеуказанные сроки и при отсутствии спора об их размере предприятие обязано выплатить работнику дополнительно средний заработок за весь период задержки, включая день фактического расчета (так называемый вынужденный прогул).

В случае увольнения работника по инициативе работодателя последний обязан в день увольнения выдать ему копию приказа об увольнении с работы. В других случаях увольнения копия приказа выдается по требованию работника (ст.47, ст.116 и ст.117 КЗоТ).

Работодатель по требованию работника обязан выдать ему также справку о том, что он работал на данном предприятии в течение определенного периода с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы (ст.49 КЗоТ).

При увольнении работника по п.3, п.6 ст.36 КЗоТ или по п.1, п.2 и п.6 ст.40 КЗоТ, а также при увольнении вследствие нарушения работодателем законодательства о труде, коллективного или трудового договора (ст.38 и ст.39 КЗоТ) работнику также должно быть выплачено выходное пособие в порядке и размерах, предусмотренных ст.44 КЗоТ.

2.3. Увольнение по инициативе работника (по собственному желанию)

Увольнение работников по собственному желанию является одним из самых распространенных оснований и случаев на практике.

В соответствии со ст.38 КЗоТ работник имеет право расторгнуть по собственному желанию трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом работодателя письменно за две недели.

Основанием для увольнения работника по собственному желанию является его заявление на имя работодателя.

Заявление обязательно должно содержать дату его составления и подпись работника.

Например, такое заявление может быть следующего содержания.

В случае если заявление работника об увольнении с работы по собственному желанию подано им в связи с невозможностью продолжать работу по одной из нижеследующих причин, предусмотренных ч.1 ст.38 КЗоТ, то работодатель должен расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник в своем заявлении. Такими причинами являются:

переезд на новое место жительства, который может быть подтвержден соответствующим документом, например, паспортом с отметкой о выписке (снятии с регистрации) и листком выбытия;
перевод мужа или жены на работу в другую местность (подтверждается справкой о переводе с места работы);
поступление в учебное заведение (подтверждается справкой учебного заведения);
невозможность проживания в данной местности по состоянию здоровья, подтвержденная медицинским заключением;
беременность (подтверждается медицинским заключением);
уход за ребенком до достижения им 14-летнего возраста или ребенком-инвалидом;
уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением или инвалидом 1-й группы (подтверждается медицинским заключением, а что касается инвалида 1-й группы, то необходима справка о его проживании вместе с работником);
выход на пенсию (проверяется факт назначения пенсии, представления документа о назначении пенсии или достижения работником пенсионного возраста);
прием на работу по конкурсу (подтверждается соответствующим документом о зачислении на работу по конкурсу);
другие уважительные причины.

Одним из случаев увольнения работника по собственному желанию, согласно ч.3 ст.38 КЗоТ является нарушение работодателем трудового законодательства, коллективного или трудового договора. В случае увольнения по данному основанию, работнику необходимо указать в заявлении, в чем состоит нарушение работодателем трудового законодательства (непредоставление отпуска, нарушение срока выплаты заработной платы, непредоставление перерыва на обед и др.).

Причем при увольнении работника по указанному основанию работодатель обязан выплатить ему выходное пособие в соответствии со ст.44 КЗоТ в размере не менее трехмесячного среднего заработка.

Если на момент увольнения работника по собственному желанию он имеет право на отпуск или его часть, то согласно ст.3 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» ему может быть предоставлен неиспользованный отпуск (или его часть) непосредственно перед увольнением. В этом случае одновременно с заявлением об увольнении по собственному желанию работник может подать заявление о предоставлении ему отпуска, или заявление может содержать следующую формулировку: «Прошу предоставить ежегодный отпуск с «___»________ 2012 г. с последующим увольнением по собственному желанию«. Причем днем увольнения, в этом случае будет являться последний день причитающегося работнику отпуска.

При увольнении работника, работающего по срочному трудовому договору, по собственному желанию, то есть досрочно, до окончания срока трудового договора, необходимо руководствоваться ст.39 КЗоТ.

Так, срочный трудовой договор подлежит досрочному расторжению по требованию работника в случае:

его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы по трудовому договору;
нарушения работодателем трудового законодательства, коллективного или трудового договора;
увольнения работника по собственному желанию, обусловленному невозможностью продолжать работу при наличии уважительных причин, согласно ст.38 КЗоТ.

Ниже приведены образцы приказа об увольнении и записи в трудовой книжке.

2.4. Увольнение по соглашению сторон

Особенностью увольнения работника на основании п.1 ч.1 ст.36 КЗоТ по соглашению сторон является именно достижение соглашения сторон, как работника, так и работодателя, в срок оговоренный сторонами. При этом увольнение по данному основанию по инициативе одной из сторон невозможно. Потому как в этом случае, при инициативе одной из сторон, должна идти речь или об увольнении по собственному желанию или по инициативе работодателя.

Прекращение трудового договора по соглашению сторон отличается от расторжения трудового договора по инициативе сторон тем, что в этом случае необходимо совместное волеизъявление сторон о прекращении трудовых отношений (как работника, так и работодателя).

Как правило, по этому основанию расторгаются срочные договоры, то есть заключенные на определенный срок, для их досрочного расторжения до истечения срока, на который такой договор был заключен. По инициативе работодателя срочный трудовой договор может быть расторгнут только по основаниям, предусмотренным в законе, а по инициативе работника — при наличии причин, предусмотренных ст.39 КЗоТ. Прекращение срочного трудового договора по взаимной договоренности между работником и работодателем производится в срок, определенный сторонами.

Законом не запрещено также прекращение трудового договора, заключенного на неопределенный срок, по соглашению сторон.

Согласно п.8 постановления Пленума ВСУ от 06.11.92 г. № 9 само по себе согласие работодателя удовлетворить просьбу работника об увольнении до истечения срока предупреждения (за 2 недели до дня увольнения согласно ст.38 КЗоТ) не значит, что трудовой договор прекращен по п.1 ч.1 ст.36 КЗоТ, если договоренности сторон об этом основании прекращения трудового договора не было. В последнем случае считается, что работник все же уволен по собственному желанию (ст.38 КЗоТ), а не по п.1 ч.1 ст.36 КЗоТ. Кроме того, поскольку для увольнения работника по данной статье необходимо соглашение сторон, то написание работником заявления с просьбой об увольнении и последующее за ним издание приказа работодателя о его увольнении по этому основанию будет являться незаконным, так как в данном случае увольнение производится по инициативе работника.

В соответствии с п.1 ч.1 ст.36 КЗоТ соглашение сторон также является универсальным основанием расторжения трудового контракта.

Ниже приведены образцы приказа об увольнении и записи в трудовой книжке.

3. Кадровый учет в BAS (1С)

Внимание! Если цифры и даты в лекциях (методических пособиях) отличаются от тех, что указываются в видео уроках, рекомендуется использовать данные, указанные в лекциях.

Особенностью учета персонала является тот факт один и тот же человек (иначе физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Например, некое физическое лицо может поработать в организации и уволиться, а затем по прошествии не которого времени, снова быть принятым на работу. В этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу.

С другой стороны, одно и то же физическое лицо может быть принято на работу в организацию несколько раз: на основное место работы и одновременно по совместительству (внутреннему). В этом случае также одному физическому лицу соответствуют два сотрудника, хотя деньги за работу при этом выплачиваются одному человеку.

Следует учитывать, что согласно Налоговому кодексу Украины налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с учетом всех доходов физического лица у налогового агента (организации), а не отдельно по различным трудовым договорам с этой организацией. Так же по физическому лицу представляется в органы и отчетность по НДФЛ. Аналогичные положения содержатся и в Законе о едином социальном взносе (ЕСВ).

Таким образом, в рамках учета персонала мы сталкиваемся с двумя классами тесно связанных объектов учета: сотрудниками и физическими лицами, поэтому в типовую конфигурацию включены справочники «Сотрудники» и «Физические лица».

Задание: Принять на работу в качестве сотрудников физических лиц, которые были введены в справочник «Физические лица» в качестве ответственных лиц (директор, бухгалтер, кассир).

Раздел «Справочники» → Физические лица → Открываем реквизиты (дважды щелкаем по строке) физического лица Иваненко Ивана Ивановича → Переходим в пункт меню «Работа» → ссылка «Новое место работы».

Перед вводом данных о сотруднике нажимаем кнопку «Записать данные».

Для оформления приема на работу нажимаем ссылку «Оформить прием на работу».

Заполняем данные документа «Прием на работу» как показано на рисунке.

После этого нажимаем кнопку «Провести и закрыть».

Введенные данные отразились в данных работника в справочнике «Сотрудники».

Войдя в пункт меню «Личные данные» указываем личную информацию по сотруднику (гражданство, телефон, адрес, паспортные данные).

После этого нажимаем кнопку «ОК» и возвращаемся в пункт «Главное» по сотруднику.

Для сохранения всех введенных данных нажимаем кнопку «Записать и закрыть».

Таким же образом оформляем остальных сотрудников:

Березицька Наталія Петрівна (дата приема – 01 декабря; должность — бухгалтер; оклад – 16000 грн.).

Ющенко Катеріна Вікторівна (дата приема – 01 декабря; должность — кассир; оклад – 10000 грн.).

Всех принятых сотрудников можно просмотреть в справочнике «Сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры». В этом же разделе можем увидеть все введенные документы «Прием на работу».

С помощью кнопки «Печать» можно распечатать Приказ о приеме на работу.

Задание: 14.12. уволить кассира (Ющенко К.В.).

Вводим и заполняем документ «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры»).

В поле «Статья КЗпП» выбираем основание для увольнения сотрудника согласно Кодекса законов о труде. Для выбора используем кнопку «Подбор из классификатора».

Выбираем п. 1 ст. 36 КЗпП. Угода сторін.

С помощью кнопки «Печать» можно распечатать Приказ об увольнении с работы.

Задание: 15.12. принимаем на работу нового кассира (Сидорчук Елену Павловну).

Вводим данные в справочник «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры») и повторяем все шаги, которые были описаны при приеме на работу директора. При этом запись в справочнике «Физические лица» будет создана автоматически.

Сидорчук Елена Павловна (дата приема – 15 декабря; должность — кассир; оклад – 10000 грн.).

Перед приемом на работу сотрудника надо об этом уведомить Налоговую инспекцию (раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты встроенные» → «Уведомление о принятии сотрудника на работу»).

Механизм заполнения Уведомления рассматривается в видео уроке и на занятии (если занимаетесь в группе).

В «Отчетах по кадрах» (раздел «Зарплата и кадры») можно сформировать отчеты:
— Уволенные сотрудники;
— Личные данные сотрудников;
— Личные карточки;
— Штатные работники.

4. Видео уроки по разделу 9

5. Вопрос-ответ

Тут размещаются ответы на часто задаваемые вопросы. Ответы надо прочитать перед выполнением заданий и тестов.

Если в процессе изучения данного урока возникли вопросы — задавайте их.

6. Контрольные задания

Повторите все действия, указанные в лекциях и в видео уроках на своем компьютере.

Для выполнения заданий Вы должны установить на своем компьютере рабочую или учебную версию программы BAS (1С).

Правильность введенных Вами данных в программе будет проверяться в конце курса. Для этого надо будет выгрузить свою информационную базу для проверки (о том как это сделать рассказывается в 24 разделе курса). Таким образом, после каждого раздела отчитываться о проделанной работе в программе BAS (1С) не надо. Во многих разделах будут видео уроки, в которых анализируются контрольные задания, или будут представлены скриншоты с итоговыми показателями (например, остатки в Оборотно-сальдовой ведомости).

После изучения данного раздела и выполнения заданий можете переходить к следующему >>